会計処理とは、具体的にどんなことをするのでしょうか。
そして、どのような点に留意すべきでしょうか。
わかりやすく解説します。
Contents
1．会計処理とは
会計処理とは「お金を使った取引」の記録を行うことです。そして、その取引記録をもとに貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成することをいいます。
事業を行うと日々、売上が発生します。経費の支払いも発生します。他にも、お金の増減を伴う取引が多く発生します。
このように、お金が関わる取引のことを会計取引といいます。
会計取引が発生したときに、日付や金額、使用用途などの記録をします。この記録作業が会計処理です。
つまり「会計処理を行う」という言葉の意味は、「お金が動く取引が発生した際に記録する」ということです。
また、日々の会計取引記録をもとに企業の財政状態や経営成績を表す書類を作成します。これも会計処理の一種です。
会計処理とは、お金が増減する取引に関わるすべての作業を指す言葉と言えます。
2．会計処理はなぜ必要なのか
では、会計処理はなぜ必要なのでしょうか。たとえば、会計処理をしないとどんな問題が起きるのかを考えてみます。
すぐに思いつくこととしては、たとえば、期末に売上や経費の正確な数値がわかりません。そうなると決算書作成ができずに困ることになるでしょう。
また、決算書は、税務署に提出するためだけに必要な訳ではありません。
決算書は、会社の財政状態や経営成績を表した資料です。
会社の財政状態や経営成績がわからないと、数字にもとづいて経営方針を立てたり、適切な予算計画を立てることができないでしょう。
他にも困ることがあります。
事業上動くお金としては、売上や経費以外に何があるでしょうか。
社員を雇用すると、給与の支払いが発生します。銀行からお金を借りると、借入金の利息を支払います。返済も必要です。また設備の購入をしたり、不要になった設備の売却することもあります。
こうしたお金の動き、つまり会計取引をすべて正確に記録しなければ、決算書を作成することができません。
会計処理は、企業の財政状態および経営成績を適切に把握し、円滑な会社経営を進める上で、欠かせない重要な作業といえるでしょう。
3．会計処理の流れや具体的な内容
会計処理が重要な作業であることがわかりました。では、会計処理の流れや具体的な作業内容はどのようなものでしょうか。
日々の会計処理から定期的に発生する作業まで幅広くあります。それぞれ具体的に解説します。
(1) 日次の会計処理
日次の会計処理とは、日常的な会計作業です。具体的には、日々発生する会計取引を決められた手順で記録するというものです。
たとえば、取引先に対して発行した請求書をもとに売上を入力します。また、レシートや領収書をもとに経費支出を記録します。
会計取引は、営業している日には、基本的に何かしら発生するものです。ですので、日常的に処理をするようにすると漏れや負担が少なくなります。
もちろん定期的にまとめて処理することも可能です。どちらにせよ、効率的に処理できるように工夫することが必要です。
(2) 月次の会計処理
月次の会計処理としては、毎月発生する固定の収支記録や月次決算の手続きがあります。
月次決算は年次決算と違い義務ではありませんが、月次におけるお金の状態を明らかにするための重要な業務です。
月次決算の中で最も重要な作業は、貸借対照表や損益計算書などの決算書の作成です。
日々の会計処理が正確に行われており、決算時に必要な決算整理仕訳がされていれば、すぐに作成することが可能です。具体的には、日々の会計記録をまとめて所定の様式に記載します。
(3) 年次の会計処理
年次の会計処理の代表的なものとしては、決算業務が挙げられます。その年度に行った会計処理をもとに決算書の作成を行うというものです。また、決算整理仕訳や減価償却費の計上も、このタイミングで行います。
決算整理仕訳には、
・現金化不足の調整
・売上原価の算定
・収益費用の見越しおよび繰り延べ
などがあります。その年度の財政状態や経営成績を正確なものにするために必要な仕訳です。
決算に必要な情報が揃ったら、貸借対照表・損益計算書などの決算書を作成します。そして、これらに記載された金額をもとに決算申告書の作成も進めます。
なお決算申告書の作成には税務の知識も必要になるため、専門家の力を借りることをお勧めします。
一通りの決算手続きが完了したら、データを引き継いだ上で翌期の会計入力を開始します。
4．会計処理において重要なポイント
(1) 正確さを保つ
会計処理を行うにあたって最も大切なのが、正確性を保つことです。
会計処理によって入力した情報は、事業におけるお金の動きを表します。財政状態や経営成績の把握に必要な数字であるとともに、この数字をもとに事業方針の決定や経営分析を行います。
経営数字は、今後のあり方や進め方を決める際の重要資料なのです。
そのため、会計処理で入力した情報が誤っていると、正しい判断ができなくなってしまいます。
財政状態や経営成績は月次・年次決算で作られた資料を使って進めますが、その元資料は日次の会計処理業務によって入力された情報です。
重要な意思決定を惑わせないためにも、日々の会計処理は正確である必要があります。
(2) 効率よく行う
会計処理には正確性が必要であるものの、正確性を求めるあまり処理速度が遅くなってしまうことは問題です。その理由は、数字をもとにしたタイムリーな意思決定ができなくなったしまうためです。
では、会計処理を効率よく、精度高く行うには何が必要なのでしょうか。最も大切なことは、会計ソフトを使うことです。
その理由の一つ目は、会計ソフトを使うことで、情報の整合性を保ちやすくなるためです。
会計ソフトは多少の簿記の知識があれば簡単に仕訳入力ができます。
二つ目の理由としては、入力した仕訳をもとに自動で貸借対照表や損益計算書、推移表などを作ってくれるので、会計処理の手間が大幅に省けることです。
もちろん、入力した情報が正確であることが大前提ですが、会計ソフトを使えば簡単に会計処理を進められます。
また、会計処理にあたってパターン化できる手順もあるでしょう。
そこで
・仕訳をある程度マニュアル化して、誰が記帳しても同じになるようにすること。
・会計ソフトに搭載されている仕訳辞書機能を使って、簡単に仕訳を作れる状態にすること。
このような工夫が効率よく精度高く会計処理を行うための重要なポイントです。仕訳が簡単に作れる状態であることが、会計処理のスピードアップや精度向上に繋がります。
5．会計処理で失敗してしまう理由
会計処理は正確性が求められる業務です。しかしその一方で、失敗しやすいという側面も持ちます。なぜ失敗してしまうのか、よくある原因を3つお伝えします。
(1) 基本的な知識がない
一つ目は、経理担当者がそもそも会計の仕組みがわかっていないというケースがあります。
簿記の知識や会計の流れなど基本的な知識のない状態で会計処理を進めようとしても、何をしていいか全体像や意味がイメージができません。
そのため、訳もわからないまま見よう見真似で処理をしてしまい、その結果、失敗してしまうということが起こります。
(2) 焦って処理をしてしまう
二つ目は、処理を焦ってしまうというケースがあります。
会計処理は正確性が大切ですが、スピードも求められます。
財政状態や経営成績などを少しでも早く把握したいがために会計処理を急かしてしまい、焦って誤った処理をしてしまうようなことが起こります。
(3) 会社によってルールが異なる
三つ目としては、人によって会計処理について認識が違うということがあります。
会計処理の最も基本的な要素である日次の仕訳の方法には、ある程度の自由さがあります。使う勘定科目や処理方法にある程度の幅があるのです。
そのため、その会社で定められている方法と別の方法で仕訳をしてしまい、会社の会計処理としてそぐわない結果となってしまうことがあります。
このように会計処理の失敗にはいくつかのパターンが見られます。
会計処理を担当する経理担当者が知識を身につけ、焦らずに、定められた処理方法で着実に仕事をすることが会計処理においては重要と言えます。
