従業員300名ほどの専門系サービス会社で総務部に勤務しております。30代前半女性です。社会人経験11年目になり、一度目の会社から転職を経て、6年が経ちました。
主な仕事内容としては、庶務や社内の雑務・電話と来客対応・従業員の人事評価なども請け負っています。2年前から主任を任され、部下が7名おります。
Contents
(1) 週5日すべてリモートワークになった2020年
比較的新しい会社なので、若い社員が多く、とても活気に溢れた職場です。コミュニケーションを重要視しているので、人間関係も良好です。
その一方で部門によっては、社員の定着率が芳しくなく、勤務経験が豊富な社員との偏りが目立っています。
他の部署や、一部管理職は週に2～3日の出勤でしたが、私の部署では2020年の3月からリモートワークを開始し、9月までは週5日すべてリモートワークでした。
7か月間のリモートワークを経て、2020年10月よりほぼすべての社員が出勤できるようになりました。
しかし、2021年2月の緊急事態宣言により、以前と同様の週5日のリモートワークに戻っています。
(2) zoomでの朝礼・終礼でオンとオフを切り替え
在宅勤務が始まった当初の2～3か月は「オンとオフの切り替えが難しい」ことが課題でした。
そこで、メリハリをつけられるよう、朝礼と終礼のように顔を見合わせる時間を作りました。具体的には、勤務開始前の9時と勤務終了の18時前にzoomで実施しています。
朝礼では一日の仕事の流れの指示を出しています。終礼では雑談を交えながら、部下に作業の報告をしてもらっています。
ここでポイントなのが、あまりダラダラと長引かせないことです。具体的には、10～15分程度で終わるよう時間を決めています。
「メリハリが出て、仕事にも集中できる」と部下からも好評です。
個人作業が多いとはいえ、部署内の情報共有や働きやすい雰囲気作りを日頃から心がけています。リモートワークでも部下のモチベーションを維持できるような取り組みが必要だと感じています。
(3) zoomと併用して、LINEを活用
zoomと併用しての、2つ目のツールとして、部下の相談事にはLINEを活用しています。
部署全体のグループラインでは業務連絡や仕事の指示を連絡し、個人的な相談は直接、私のLINEへメッセージを送るよう指示しています。
リモート当初は、Eメールでやりとりをしていましたが、
「メールを打つ作業が大変」、
「手っ取り早く連絡したい」
との声があったので、SNSを活用することにいたしました。LINEですと、みんな普段から使い慣れていますし、気軽に連絡を取り合えるメリットがあります。
反対に「いつでも連絡がとれてしまう」という負担を感じる社員もいます。
そこで、業務連絡であれば「返信不要です」とつけ足すなどの工夫をしています。
(4) zoomとLINEの使い分けのポイント
ツールを上手に使い分けることは、リモートワークにおいてはかなり重要だと感じています。
たとえば、Zoom会議で
「なかなか喋るタイミングを掴めない」、
「発言すると全員が自分に注目する独特の緊張感がある」
などから、なかなか意見が出にくい状況が続くことがあります。
そうしたときは早めに会議を切り上げて、
「アイデアがあったら、個人的にLINEしてください」
と提案するようにしています。
そうすると、LINEの気軽さから意見やアイデアを募りやすいという効果がありました。
意見を出してくれる部下がいる一方で、他人の目がなくなることにより、意見をあまり出さない部下も出てきます。なので、バランスを見極めてツールを使用することが重要だと感じています。
(5) 成功要因は若い社員の柔軟性とツールの活用
私の部署は若い社員が大半です。
そのため、かしこまった形式の会議よりも、LINEなどのチャットを用いて気軽にコミュニケーションを取る方が、業務効率がよくなる傾向にあるようです。
実は、リモートワークが始まった当初は「本当に在宅で仕事をきちんとできるのか」という不安がつきまとっていました。
実際に開始した後は、部下や後輩の意見を聞きながら業務に工夫を凝らすことで、今では不安はなくなりました。
若い社員は経験が乏しい一方で、柔軟性に優れており、このような勤務環境になっても安心して仕事をこなしてくれています。
また今は、SNSなどのツールがとても豊富で優秀です。使い方次第で、新しい働き方を見つけていけるのではないでしょうか。
