建設会社の会議。進行役が社長であることに違和感
会議を実りあるものにするための私の意見を書かせていただきます。ここでまず、ある会議の一場面を紹介しましょう。会社は建設会社。マンション等も多く建てており、それを管理する不動産屋が系列会社としてあります。
毎月一回マンションの管理方法につき、その不動産屋の社長はじめ、部課長、経理、その他が出席する会議が開催されます。
会議内容は、マンション自体の修繕から、日々出てくるお客様のクレームの対応方法、そしてサービスについてなどです。なぜか進行役が社長です。
私のイメージとしては、進行役はもちろん新人ではダメですが、ある程度会社のことを理解している中堅社員が望ましいと思っています。当社の場合なら課長クラスでしょう。この人が進行役を務めて、いろんな意見を聞き出します。
そして要所要所のポイントで、社長に意見を伺います。それを踏まえてまた会議を進行していく。
そして最後に社長の総括的な話をしていただく。またその内容をメモ書きして後でまとめておく。これは事務的作業に慣れている人がやるべきでしょう。当社の場合は、経理社員ってところでしょうか？
なのに、前述しましたように社長が進行役を務めて、おまけにメモ取り役までやっている。こんな風景を想像して違和感を覚えるのは私だけでしょうか・・？
決まったことが何一つ実行されない会議
では、次に内容を見ていただきたいと思います。
○月、「雨漏りのクレームにつき迅速に対応しよう！」との結論が出ます。それには連絡方法の徹底が議論され、各部門にどのように伝えるのかも話し合われました。もちろん、他にも数点の改善策が話し合われております。
さて翌月です。前月の反省を最初にしますが、ここでまた同じ解決法が話し合われます。つまり先月の会議で決まったことが何一つ実行されていないのです。
ではなぜか？ここでは誰もとがめられることがないからと思います。そこで、私が一つの提案を出しました。
「できない人、やらない人には罰則を与えるべきではないのか？」と厳しい意見を言ったのです。ところが、すぐさま社長は「それはできません！」。
社長には以前、トラブルか何かがあって「罰則！」というものにトラウマでもあるんじゃないかと思いましたが、本当のところはよくわかりません・・・。
この会議に参加している他のメンバーも一言も何も言いません。こんな状態ですので毎回、会議を開いても会議のための会議のように感じられます。別にわざわざ時間を割いてやることもないんじゃないかという気がしてきます。
会議についての私の考え方
さて、会議についての私の考え方ですが、まずは会議のメンバーの中で役割分担を決めておくことから始めましょう。進行役は誰、書記は誰、連絡役は・・・・至極、当然の話だと思います。
そして参加メンバーに入っていると知った時には、どこの部署に対して何を言うべきか、一応自分なりの言い分をまとめておくことです。
これにはふだんの仕事の中で、問題点を把握しておく必要があります。ただ一日が終わればそれで良し！と考えている人には、まずこういった視点はないと思います。
会議の中で担当部署の人がいた時、その人に対して日頃の不備を訴えるわけですが、特定の一人にあまり攻撃的になることは避けるべきでしょう。
問題点を把握したなら、それを分析して皆さんにわかりやすく説明するように心がけるべきです。あまり熱くなってしまいますと本論からそれてしまいますし、個人に対しての日頃の恨みまで含めた主張になりかねません。
そうなりますと、最悪の場合、会議の雰囲気が白けてしまいます。
意見を社内で共有できる、せっかくのチャンスだと考え、たとえ、ある部署の担当者だけに言いたいことがあったとしても、ひと呼吸おいて、会議に出席しているすべての人にご理解いただけるように、優しい口調でお話することです。
そして言ったこと、提案したことは自分自身への提案でもあると心に留め置くべきです。要するに自分自身が、例えば「連絡を徹底しよう！」と提案しているのに「忘れていました！」では話にならないからです。
他人に何か注意もしくは意見をする時は、自分に対しても戒めの言葉として考えるべきです。こういう態度で接していけば、やがては皆様から「信頼！」という大きなご褒美がいただけるようになると思います。
