会社で開催されている会議
私は飲食店に勤務する29歳の男性です。入社して7年目。役職は店長兼店舗管理者です。職場では、毎月、月次会議があるほか、上半期と下半期には年次決算会議があります。
月次会議の議題は、主に月間売上と店舗内での問題やメニュー変更、イベント、売上管理等です。上半期と下半期の年次決算会議では、人員調整を始めとして、利益分配、店舗保守費用、会社運営について決定しています。
月次会議の改善
月次会議は社長、店長、店舗社員の構成で5～7人程度の出席者数です。内容は、社長と店長が議題資料を準備して、それに対し社員一人一人に疑問や意見を聞いていくというものです。
ふだん店舗に立っていない社長の意見は、店舗側の人間からみると、どことなく温度差を感じるところがあるものです。
また、店長が予め、店舗での改善提案などを把握できていればいいのですが、現場での労働時間がそれぞれ異なる場合は、事前の話し合いも実際には難しいです。
そうなると、会議の席上、社員がぶっつけ本番で意見を述べる状態になってしまいます。会議の席上で急に「意見を述べてください」と言われても、その場で考えをまとめて話すことはなかなか難しいものです。
そのため、口下手な社員の中には、思うように意見を言うことができず、会議終了後、不平不満を漏らす人もいました。
また、「もっとこうしたかった」等の意見が出てくることも多々ありました。社長が事前に議題を知らせてくれていれば、社員も意見や疑問、問題点がもっと言いやすかっただろうと思います。
会議運営がなかなかうまくいかなかったため、その後、まえもって資料を配布することになりました。しかし、事前にあまりに詳細な方針を配ってしまうと、今度は逆に、会議中に意見や、反論、疑問などが出にくくなりました。
単なる決定事項の報告会になってしまったのです。くじ引き方式で発表させたこともありましたが、そのやり方では、出席者の理解は得られませんでした。
良い会議とは
私は“良い会議”とはこんな会議ではないかと思っています。
・会議では、議題と課題、目標を大まかに決めて議論する。
・報告事項は手早く簡潔にする。
・本題以外の意見が出た時は、別の場で議論する場を作ることで解決する。
会議以外で議論する場を作ることは実際にはなかなか難しいのですが、議論の場を作ろうとしたことがきっかけで、社員同士で飲みに行く機会が増えました。
（１）現場の意見がしっかり言えること
このような経過を経て、店長として私は、現場の意見がしっかり言えるのが“良い会議”だと考えるようになりました。
大きい会社では会議で店舗のあり方が左右されるのかもしれませんが、当社では、会議での決定事項は大きな方針です。いわば、大まかな矢印のようなものです。
その方針が成果につながるためには、具体策が必要です。具体策を考え、実行する社員の意見次第で店舗は良くもなれば、悪くもなります。
飲食業はお客様あっての業種です。一方で、社員が会社にある程度満足していないと良いサービスができないのも事実です。
店長として、社員一人一人と社長とをつなぎ合わせるのは容易ではないと感じていますが、会議で意見を言えることは従業員満足につながります。従業員満足度は良い会議でも作られると考えています。
そのためには、会議で社員にしっかりと意見を言ってもらうことが必要です。
一人ずつ意見を述べてもらうためにはまず、「会議とは？」をきちんと理解してもらわなければなりません。会議を行う理由と会社の方針をしっかりと説明することが必要です。
そのようにした上で、一人ずつ意見求めれば、会議の席上、寝てしまうとか、意見を何も言わずに無言ということはなくなります。
（２）会議時間は長過ぎないこと
また、会議時間は長過ぎないことが重要です。具体的には、1時間から1時間半以内が望ましいです。効率のよい会議はダラダラと長くやるのではなく、方向性の違う意見はメモして“次回以降で”が基本だと思います。
時間帯も重要です。午前中などに会議を行う方が頭も体も覚醒していて効率が良いです。午後に会議を行うと眠気や倦怠感で議題に関してなかなか意見が出てこなくなりなります。
このような試行錯誤を経て、社員の意見からイベントの企画などができるようになりました。
数字の報告だけならば社内掲示でもできます。一見、雑多な意見であっても、それが現状を打破する糸口になることもあります。“一人の意見を会社への貢献につなげる場”が会議だと今は考えています。
年次決算会議
一方の上期と下期の年次決算会議は、終了後そのまま飲み会に移行する社内イベントです。目標達成に対しては、報奨金やプレゼントなどをくじ引き配布しています。
決算会議はそういう意味で従業員全員が好きな会議です。他の会社にも、このように社員全員が楽しめるような会議を取り入れることをお勧めしたいです。社員が楽しめる会議は会社の誇りです。
