院内システムの導入プロジェクトを立ち上げた
27歳男性です。ある病院の情報システム室に所属し、院内システム管理に携わっています。
当院では、入退院に関する会議や、設備に関する会議、システム導入に関する会議などさまざまな会議が開催されています。頻度は週に1回程度です。会議時間はプロジェクトによってさまざまですが、長くても1時間程度です。
今回は、院内システムの導入プロジェクトに関わる会議の話を紹介します。会議目的は、院内に導入するシステムの選定と運用方法の決定です。
私は、プロジェクトのメイン司会進行役として参加することになりました。まずは各部署の責任者を選定するとこから始まりました。これについては、医局長、各部署長をメインに20名から30名を選定しました。
導入プロジェクトのキックオフとなる全体会議の当日、まずは、全体に対して、今回のシステム選定、導入の経緯を説明し、ベンダー業者の紹介、大まかな導入スケジュールの説明を行いました。
次に、部門ごとの小プロジェクトを立ち上げ、導入までの問題点、注意点、操作等の説明を行うなど、導入までのスムーズな流れを作っていくことにしました。
プロジェクト立ち上げ段階での反省点
ここで、まず反省点があります。
部門ごとに分けて、プロジェクトを立ち上げたのはよかったと思いますが、システム上複数の部門にまたがって連携している部署もありました。
そのため、先に連携部署を選定し、同プロジェクト内の打ち合わせに参加してもらうように留意する必要があったと後でわかりました。
部門ごとのプロジェクトでは、各部署での問題点、注意点や操作等の打ち合わせを行いました。次に各部門システムとの連携について、各部門システム担当者と連絡をとり、打ち合わせを進めていきました。
その間にも、各部署より新システム導入についての疑問点、注意点などの問い合わせが届きます。私は、内容を確認し、そうした疑問点など集約していきました。
新システム導入に伴って、部署間で新たな日常業務が発生することになりました。このプロジェクトで失敗だったことは、その日常業務をどの部署が担当するかでかなり揉めてしまった点でした。
各部署とも忙しいのは承知の上で、新たな日常業務を依頼したのですが、ある部署から、その日常業務は受け入れられないとの返答があったため、その業務を回避する方法を取ることにしました。
その結果、他の部署にかなりの負担をかけてしまうことになってしまいました。できるだけ説得し、院全体で最小の負担で済むように話を持っていくべきだったと感じました。
導入段階でうまくいった点・いかなかった点
後日、各部署との打ち合わせも終わり、いざ導入作業となったときのことです。
各部署に新たに導入するパソコンの設置を行っていると、電源の数が足りない部署が多数発生し、設置作業中に電源タップを買いに行かなくてはなりませんでした。設置前に各部署を回り、設置場所や電源の確認を行っておくべきでした。
システム導入後、各部署で操作説明を行いました。
説明会に部署の全員に出席してもらえるわけではないので、各部署で複数名のリーダーに出席して説明を受けてもらい、各部署にはリーダーから教えてもらう方法を取りました。この方法はいい方法だったと思います。
しかし、その後で、ドクターに動作確認を行ってもらっていた際に重大なミスが発覚してしまい、逆鱗に触れてしまいました。ベンダーの確認不足が問題だったのですが、こちらもしっかりと確認しておくことの重要性を改めて感じさせられました。
その後運用していく中で、何点か問題点はあったものの、その都度打ち合わせを行い、何とかプロジェクトを終了することができました。
このプロジェクト経験で感じたこと
このプロジェクトの経験を通じて感じたことは、
・下準備、確認はしっかりしておくこと。
・プロジェクトの会議には、可能なときは全員に出席してもらうこと。
・可能でないときはリーダーを通じて伝える方法も効果的であること。
・プロジェクトごとに関係ありそうな部署にはなるべく会議に参加してもらうこと。
など連携をしっかりしておくということです。
そうしなければ、あっちでは知っているが、こっちでは知らない等の問題が多発してしまいます。このプロジェクトでの経験を通じて、私は部署間の連携の重要さを学びました。
