私は金融機関に勤めて9年目になります。現在32歳、性別は女子ですが、総合職なので男性と変わらない仕事をしています。
所属しているのは会社の経営企画部です。主に予算策定、実績集計およびその分析結果の報告などを行なっています。役職はチームリーダーで、6人ほど部下を抱えています。
Contents
1. 社員の95%が在宅勤務に
今は会社の中期経営計画を立てなければならないため、とても忙しい状況です。
ステークホルダーも多く、海外の予算も取りまとめているため、朝早くから夜遅くまでミーティングが毎日びっしり入っています。
職場の雰囲気は明るく、チームワークもいいのですが、忙しすぎるのは課題かもしれません。
それでもメンタルダウンしてしまうメンバーなどはおらず、みんなで励まし合いながら業務に励んでいます。1番若手のメンバーで入社3年目、最年長は20年目くらいの方です。
コロナが猛威を振るう前から在宅勤務は推奨されてはいましたが、当時はたまに使う程度で、ほとんどの人が出勤していました。
しかし2020年の3月頃、コロナが流行り出したタイミングで在宅が強く推奨されるようになりました。今では部内のメンバー80人のうち95%くらいの方が在宅で働いています。
たまに使う端末や、物理的に届く郵便物の処理などで出社せざるを得ない人が数人いますが、それ以外は打ち合わせやエクセルの作業がメインのタスクなので出社の必要がありません。
2. リモートワークを円滑に進めるための3つのツール
リモートワークが始まった当初は電話回線につなぐタイプの会議システムを使っていましたが、アクセス集中によりなかなか繋がらないなどのトラブルが多かったです。
途中からwebex（シスコ社提供のオンライン会議システム）を導入し、業務は格段にスムーズになりました。
電話回線に比べ、繋がらないというトラブルも少なく、音声もクリアです。また、誰が参加しているか一目瞭然なので出欠確認の手間も省けました。
teamsも導入してはいますが、ファイルのやりとりはメールがメインです。teamsだと見落としが多く、気軽に転送などもできないため、あまり有効活用ができていません。
その他にlyncsというチャットツールを導入しています。これにより自分の画面を共有することができるため、会議時の説明などがしやすくなりました。
また、メールよりも気軽に連絡できるため、電話をかける前に一報いれる、ちょっとだけ確認したいことを尋ねる、などクイックなコミュニケーションに重宝しています。
ただし部下から上司にチャットを送ることに抵抗がある方もいるようです。
私の部下6名のうち、4名はコロナ後に配属されたため、まだ直接会ったことはないのですが、先に述べたオンラインツールのやりとりだけで十分な教育ができていると感じます。
どのような工夫や取り組みをしているのかをご説明します。
3. リモートワークを円滑に進める工夫は
(1) 定例ミーティングの場を頻繁に設ける
まず行ったことは、定例ミーティングの時間を頻繁に設けることです。
「不明点があればいつでも聞いていいよ」と伝えても、様子がわからない状態では遠慮してしまうこともあります。そこで、定期的な時間を設け、質問があればそこでしてもらうようにしました。
(2) 一人ずつに声かけし、発言機会を作る
また、複数名の参加者がいる場合には「質問がある人はどうぞ」という聞き方ではなく、「○○さんは質問がありますか？」と一人ずつに声かけをするようにしています。
オーディエンスに聞いてしまうと、話し出すことを遠慮してしまう傾向があると感じたからです。また、一度のミーティングでも話すテーマの切れ目ごとに質問を募集するようにしました。
タイミングを逃すと発言できない方もいるので、しつこいくらいに発言の機会を設けた結果、遠慮なく質問が出るようになったと感じます。
(3) 雑談から入り、プライベートな側面を見せる
そして、仕事だけの話ではなく、必ず雑談から入るようにしています。
顔が見えていないからこそ、人柄がわからなかったりもするので、なるべく明るい話題でひと笑いは必ず盛り込むようにしています。
また、チーム内ではたまにオンライン飲み会も開催しています。その際には暗黙のルールでみんな画面をオンにして顔が見える状態で行います。
また、zoomのブレイクアウトルーム機能を使って、少人数で会話をする機会も設けています。
そういったプライベートな時間を設けることで、実際に会ったことがないのを忘れるくらいの関係性にはなれていると思います。
リモート環境でのスムーズな業務遂行のためには、それなりの工夫が必要です。
(1) 定例ミーティングの場を頻繁に設けること
(2) 一人ずつに声かけし、発言機会を作ること
(3) 雑談から入り、プライベートな側面を見せること
以上の3点を継続することがリモート環境でのスムーズな業務遂行のポイントです。
