会社の全体会議と営業会議、事務所の会議
私は現在の会社に勤めて20年。いわゆる生え抜きです。現場から事務職に配置換えされ、40歳になる今、経営サポートを任される次長職についております。勤務先は、業務用の酒類・食品・雑貨などを飲食店へお届けするいわゆる卸業者です。
当社では月曜日の朝一番に全体会議が行われます。その後、営業会議にも出席します。木曜日には事務所の会議に出席しています。
全体会議の内容は、直近のトラブルやクレームなどの報告、そして今週の販売商品の社内周知です。
今週の販売商品については、チラシを各ドライバーに持たせます。チラシ作りは私の担当で、企画、作成、印刷、販売先のリストアップまですべて任されています。
早く今週の販売商品が決まれば問題はないのですが、3日前などに決定するとチラシ作成準備に追われます。
営業会議では、倉庫内の不動在庫を担当営業マンに報告し、販路を模索させ、最後まで商品の仕入責任を追及し、不良在庫をなくすようにしています。そのため商品の販売先、担当者、仕入価格、通常販売価格などの資料作りに追われます。
事務所会議では私が司会進行を務めています。議題を立案し、事前に社員やパートさんにヒアリングした問題点について会議で報告し、皆で改善策を考えます。
立案した改善策については、次の週に進捗状況の確認を行い、改善されたかどうかを判断して、部下へまた指示を出します。
会議の進行を工夫してみた
会議が多いせいか、会議ばかりで仕事ができないという愚痴が部下たちから聞こえてきます。私は、それは会議内容がただの報告会になっており、時間がもったいないと感じるためではないかと考えました。
そこで、事務所会議では出席者一人につき必ず一つは議題を提出させ、その議題に関する進行をその人に任せることにしました。
また、進捗状況や最終結果確認までその人に担当させることにより、資料準備に追われるという感覚ではなく、課題解決をしている達成感を感じてもらうように工夫しています。
ところが、そのようにした結果、通常業務も多忙なため、できる部下とできない部下に明確に分かれるようになってしまいました。できる部下には自然とマネジメント能力もついてきます。本人の評価にも直結します。
会議に真剣に取り組んでいる部下は成績も上がるし、社内評価も抜群に上がります。賞与査定にも大きく影響します。
「また会議か…」と腐る前に、自分に何ができるか考えて会議を有効に使うことをお勧めします。
チャンスを活かせるかどうかは自分の考え方一つです。会議を利用して自己評価を上げるつもりで取り組むことが大事だと考えます。何もしない部下は10年たっても成長していません。
人間は失敗を続けて成長していく
また、よく見る光景として、自分の発言に間違いがあった場合、上司や同僚に詰め寄られて、それ以降発言しなくなる社員がいます。自信をなくしてしまうのでしょう。
私は失敗しても、さらに思うことがあれば発言を続けるようアドバイスしています。
なぜならば、人間は失敗を続けて成長していくのです。
失敗を恐れ、自分を閉じ込めてしまうと、その人はそこで成長を止めてしまいます。そして、自分で自分を押さえつけてしまっていることを見失い、成長しないのを他人のせいにしてしまいます。
また、失敗を失敗で終わらせないことも大事です。
失言に対して他からいろいろな意見が出た際には納得するまで話を聞くことが大事です。「やってしまった！」と思うよりなぜ失言したのだろうかと考え、自分を改善するために話し合うのです。一方的な報告会で終わらせないためにも大事なことです。
そのように、さらに一歩前に踏み出すことによって成長速度も倍以上となる効果があるのです。
会議を自分のために有効に利用する。そうすることにより会社や部署にもっと貢献できるようになります。そして何よりも自分自身が成長できます。がんばってください。
