時間の無駄だと感じる会議
「この会議に意味はあるのか？」、「この会議は時間の無駄だな」と感じている私の会社の会議についてです。
私の勤務先は人材紹介ビジネスをしている会社です。事業部は3部隊に分かれており、それぞれ対象としている人材の種類が違います。そのため他部隊との仕事の共有などはなく、ふだんのミーティングや打ち合わせなどはありません。
しかし、一か月終わったところで、ふり返りのミーティングを2時間ほど行います。私は転職して3か月なので、まだ数回しか参加はしていませんが、その会議に対して疑問しかありません。
ふりかえり会議の問題点
ふり返り会議では、各部隊の数字の達成率を部隊長から報告します。その後はメンバー全員が自分の予算達成率と、月ごとに設定された行動指標目標の達成率の報告です。
そして、達成している方はその要因、未達成者はその要因、課題と対策を報告します。部隊の報告が終わると他部隊から質問をするのが一連の流れです。それを3部隊が順に行います。
この会議の問題点は他チームからの質問にあります。
当然メンバー全員が目標達成していることが理想ですが、実際にはそんなことはありません。他部隊からの質問が集中するのは未達成者です。
さらに質問内容ですが「なぜできていないのか？」、「足を引っ張っている自覚はあるのか？」、「未達成でいて平気なのか？」、「どういうつもりなのか？」など非常に厳しいものです。
一番ひどかったのは、質問というよりは説教？と感じさせるような内容で、「給料泥棒」とまで言われていました。
達成しているメンバーと部隊は、会議の席上、非常に強いというパワーバランスとなります。
月によって達成率は変わりますので、毎月、お互いに復讐し合いをしているかのようです。また、攻撃度合いは各メンバーの社歴や好き嫌いにも左右されています。ただし、毎月攻撃されているメンバーは決まっているようです。
数字に対して責任感を持つ、お互いに競い合うという風土はいいと思いますが、このような会議では、人間関係がこじれてしまいますし、攻撃されるメンバーのモチベーションは低くなるのが現実です。
会議を改善するための試行錯誤
この会議を実施する意味は、「一か月を全員でふり返る中で相互理解を深め、次月は全員がいい結果で終われるように高め合う」ことだと思います。
メンバーの落ち度に対して攻め合うような形ではなく、成功事例を共有する中で声をかけ合い助け合うような形が理想の筈です。忙しい中、2時間かけてメンバー全員が揃う機会なので、実りあるものにするべきなのは当たり前のことです。
私の所属している部隊では、この問題に気づいており、少しでも改善できないかと試行錯誤しています。
質問の内容を攻撃ではなくアドバイスに変えたり、失敗の背景には何があったのかを質問することもしています。よくよく考えれば当たり前なことなのですが、私の営業所からすれば新しい試みです。
仕事をする中で、目標は必ず設定されます。予算であったり、行動目標であったりしますが、ほとんどの方が毎月必ず達成するわけではないと思います。
よほどの天才であれば毎月必ず達成するかもしれませんが、みなさんの周りが全員そんな天才だということはないと思います。普通の人であれば好調なとき、不調なときがありますよね。
不調なことを責める方もいますが、不調なことが一番わかっているのは本人です。一番責任を感じているのも本人です。自分が達成していると、未達成の人が劣っているように思ってしまいますが、そんなことは決してありません。
もし会議の場でメンバー全員とふり返り、進捗共有する場があるのであれば、他メンバーの状況もすこし興味を持って聞いてみましょう。そして可能な限りアドバイスをしてあげましょう。
そうすることで、その人にも感謝されますし、自分自身の成長にもつながると思います。
会議は参加者の時間を拘束するものです。全員にとって有意義な場になるように参加者は意識して発言したいものです。
