会社の改善活動
35歳男性です。ご紹介するのは、会社員として、自社製品のメンテナンス、見積もり、設計などのなんでも屋さんの仕事をやっていた時の話です。当時の社歴は10年ほど。技術という立ち位置でした。
もちろん海外出張も多かったので、英語はそこそこ喋れます。一人で海外に行くので、喋れなかったら命の危険を感じますからね。
その中で期に2回、BPS活動どういうものをやっていました。複数人で集まって会議をしたり、状況によっては一人で作業をすることもありました。
BPSとはベスト・プラクティス・シェア（BEST PRACTICE SHARE）の略語です。要は改善活動でした。
最近は、売上1000万円以上の活動を対象とするなど、迷走しているようですが。半年でそんな額を稼ぐ活動はなかなかありませんので、早くそんな縛りがなくなればよいなあと思います。
半年で稼げる案がいつもいつもあれば苦労はしませんよ。そして以前はトップダウンでお題が来てたのに、途中から、“自分たちで考えろ”なんて…。
無茶が過ぎる。
会議のペーパーレス化に取り組んだ
そんな中で、私が会議の際に気をつけていたことは、ペーパーレス化です。
（１）ワードで会議メモを取る
他の人たちはホワイトボードに検討事項をメモ書きし、ホワイトボードのコピーを取って、スキャナに取り込み、会議出席者に会議メモとして配布していました。
私は、PCの画面をプロジェクタで映し、ワードで会議メモを取るスタイルで会議をしていました。
その方が省力化になります。また、完全に紙の必要がなくなります。ほかにも、カラーで会議メモを取ることができるなど、いいこと尽くしでした。
会議中に、それまで検討したことが間違いとわかり、新しい議題に移るようなことがあります。そのような場合には、取り消し線で前の発言を消します。
そうすることで、後で
「あの時、何を考えてたっけ？」ということもワードのメモを見るとすぐにわかるようになります。無駄な時間を省くことができるのです。
私たちの会議は、ある人がよく脱線した発言をしていたので、後で検討の経緯がわからなくなることが多く、そういったときにこの方法は非常に有効でした。
（２）発表用資料もコピペでできる
また発表用資料を作る時もコピペでできるので楽です。
私はよく立候補でリーダー役をやっていたので、その際は、パソコンで会議メモをとるのを癖にしていました。このスタイルが徐々に浸透していったときは嬉しかったですね。やっと私の活動に賛同してくれる人が出てきたと。
先ほど会議中に脱線する人が多いと言いましたが、本当に多いです。全く会議に関係ないことを喋り、熱が入ったのか、そのことを延々としゃべり続けます。
私は脱線するのが嫌いだったので、その度に柔らかく、
「その話は今日の会議に関係ないですよね」と諭して、本題に戻したものです。本当に大変でした。
今思えば脱線するのは、年配の方に多かったと思います。思い出話をよくするんですよね。全く関係ない話ばっかりです。
まあ役に立たないことばかりでもないですので、とりあえずは一通り聞きます。それを自分の経験にできたところで話を遮ります。そうしないと、10人以上集まった会議で10分も思い出話をされたのでは困ります。
時給1200円だとすると10分は200円です。10人いれば2000円です。そのロスを省かないと会社にとっては不利益になりますから。
（３）報告書や連絡書もペーパーレス化
その後、報告書や連絡書もペーパーレス化しました。ワード、EXCELなどの電子データで上司に閲覧してもらい、良ければハードコピーをとって承認印を押すといったようにしました。
印鑑など電子データで対応できるようになればいいのですが、さすがに一人でそこまで体制を変えるのは難しいのでしませんでした。今ならできるかもしれません。
このように時代の流れに沿った動きをしないと取り残されます。皆さんもやってみてください。いいことがたくさんあるはずですから。
