私は35歳男性。金融関連会社に勤めています。当社では、毎週金曜日の16時に役員クラスの部長会が開催されています。出席者は約10名程度です。
1．冒頭の進行を力強く行うことで会議進行にスピード感を持たせる
自部署の所属長である部長は所用により、部長会を欠席することがほとんどです。私は、本店で経済流通部門の係長クラスですが、所長欠席の場合には代理出席を任されています。部署持ち回りの進行を担当させていただくこともあります。
部長会で協議される内容は、主に部長より上の代表・理事長・副理事長・常務クラスの翌週の対応がメインです。次に各部門別に翌週の出来事や部署間の懸念事項の解消、部門実績の報告です。報告などに対する他部門の意見を聞く等の協議もあります。
他の出席者はほぼ50代の部長クラスです。まだ30代の私が進行を務めることについては、やはり多少の緊張感があります。ただ、社内で顔が広いこともあり、助けてくださる方もいらっしゃったりして、今までのところは無難に切り抜けています。
会議進行を務める場合には、会議における代表以下常務以上の役員の翌週の行動予定をまず総務部長に振ります。これが会議の始めになります。
この時に最も注意していることは、「この件について総務部長、よろしく願います」とはっきり強く発言することです。
経験上ですが、最初の振り方によって、以降の進行速度や内容にかなりの影響があるので、進行を務める上で、ここは必ず強くはっきりと進めます。
2．調整に手間取る場合は自分から着地点を提案する
また、当社では縦割りの部分が大きく、部門間の事務手続きの違いによる懸念事項が頻繁に発生しています。会議の席上、その調整、処理方法についての合意形成が必要になりますが、いつもこれには苦労します。
我が強い方が出席されるときは揉める可能性が高いです。進行の仕方によっては一つの処理に数時間かかることもあります。そのため、その牽制の意味でも最初に強く進めることが大事です。私は当初、この調整にもっとも苦労しました。
やはり各部門の言い分もあるため、着地点を探るのも容易ではありません。最初に進行を務めた会議ではかなりの時間を要してしまい、後で叱責されてしまいました。
悩んだ末に思い切って「これはこのように処理した方が良いのではありませんか。」等の発言してみたことが、この悩みの解消につながりました。
下の立場にいる私がはるか上の部長達にそういったことを言うことは、かなり失礼かなとは思いましたが、思いのほか他部門の出席者が同意してくれ、スムーズに進めることができました。
長時間かかりそうな場合には進行の強引さも大事です。
3．一つの意見についてどう思うか意見交換を促す
次の部門実績の報告については、従来はほぼ発表するだけの場でした。私は報告を行うことの意味を考えて、ある質問をしました。
金融部長が発表した後に保険部門の部長に
「金融ではこういう実績ですが、保険ではこれをどう考えますか？」
と振ってみたのです。
そうしたら、いろいろな意見が出て
「これはこういった推進を行った方がいいのではないか」、
「うちでは今これをやっているから系統の同じあれを推進したらどうか」
等の新しい取り組みが行われるようになりました。
結果的に事業計画の早期達成に結びつく部門も出てきました。
今までは単なる発表の場でしかなかった実績報告ですが、意見を求めることにより、今他部門で何をしているのか、合わせて取り組んだら何ができるのかを検討できる場に変えることができました。
このことは成功事例として他の係長クラスに報告され、私にとって、すごくモチベーションが上がる体験となりました。臆せず自分から意見を聞くことが大事です。
まとめますと、部長会での私の工夫は以下の3点です。
1．会議の冒頭の進行を力強く行うことで会議進行にスピード感を持たせる。
2．調整に手間取る場合は自分から着地点を提案する。
3．一つの意見についてどう思うか意見交換を促す。
4.反省点
ここまで良いことばかり書きましたが、私にも反省点があります。それはこの部長会で決まったことを実践に移せているかどうか会議で検証してこなかったことです。
部長会でいくら机の上でいい話ができても、現場がついてこなければ意味がありません。そこで他部門の知り合いの係長クラスたちに「これはどう伝えられたのか、あれはどう進めているのか」を聞いて回ったところ、今までと大して変わらない答えが返ってきました。
これは課題として、これからの会議に向け、工夫を図らなければなりません。まだまだ立場は弱いですが、徐々に改善に向けて進めて動きます。
上の方が出席する会議の場で悩む場合には思い切って発言をすること、それも弱々しくではなく強く発言することが大事だと私は思います。続けていけば、必ず聞く耳をもって対応してくれるようになるのではないでしょうか。
